Il s’agit sans aucun doute du dimensionnement ! Et pourtant il est trop souvent négligé dans les organisations.
Il y a quelques semaines, j’ai effectué une mission exclusivement sur cette thématique auprès d’un de mes clients mais je dois avouer que c’est très rare et que trop peu sont conscients de la portée stratégique de cette étape cruciale de la chaîne de valeur du WFM.
On lui préfère la prévision ou la planification mais selon moi à tort et je vais essayer de vous expliquer pourquoi dans cet article.
Premièrement les prévisions deviennent de plus en plus complexes à réaliser avec précision et ce même à l’ère de l’IA. En effet, les comportements clients sont bien plus aléatoires que dans le passé d’une part et d’autre part les facteurs endogènes et exogènes qui la perturbent sont de plus en plus nombreux et de plus en plus puissants.
Deuxièmement la planification est souvent mise en avant sur les sujets d’optimisation alors qu’en fait, elle est de plus en plus contrainte par des cadres légaux rigides et des attentes sociales fortes.
En revanche, le dimensionnement permet d’anticiper de nombreuses actions permettant d’assurer le bon fonctionnement des dispositifs opérationnels.
Tout d’abord de par sa capacité à se projeter dans le temps (de 12 à 24 mois en général), le dimensionnement permet de préparer les plans de recrutement et de formation des ressources. Les cycles de recrutement sont de plus en plus longs car dans certains secteurs et/ou certains bassins d’emploi, les compétences se font rares. Il est donc nécessaire de laisser suffisamment de temps aux équipes RH pour effectuer des recrutements qualitatifs et pérennes.
Le dimensionnement permet aussi d’identifier des zones temporelles ciblées de sous effectif et permet d’y répondre par différents moyens en fonction des leviers de flexibilité disponibles dans l’entreprise. Un des leviers est l’ajustement de la planification par anticipation notamment au sein d’entreprises disposant d’accords d’annualisation ou de modulation du temps de travail. si ces modifications sont intégrées dès la conception de la planification, ils seront plus facilement admis par les collaborateurs plutôt que des modifications de dernière minute.
Un bon dimensionnement permet aussi de piloter plus sereinement la gestion des congés des collaborateurs car très amont des demandes, il est possible d’identifier les périodes les plus propices et les plus plébiscitées. Il est donc plus facile pour les managers de répondre aux demandes de leurs équipes et de valider très tôt celles ci afin que leurs collaborateurs puissent organiser leurs congés.
Ce process présente donc de nombreux atouts pour ceux qui le maîtrise car c’est un véritable outil d’aide à la décision.
Un conseil pour en tirer une efficacité maximale : il est important de faire un bilan hebdomadaire de l’ensemble des hypothèses qui sont utilisées dans ce process afin de détecter le plus tôt possible les évolutions et les tendances de fond afin d’adhérer aux nouvelles réalités observées sur le terrain. Les charges de travail ainsi que la disponibilité des effectifs sont des matières vivantes et un contrôle fréquent de ces entrants est une des conditions de succès.
J’espère vous avoir convaincu de l’intérêt stratégique du process de dimensionnement, vous souhaitant que la mise en place d’un tel mécanisme améliore l’efficacité et la performance de votre pilotage opérationnel !
PS : En photo de présentation de cet article, vous trouverez une des maquettes que j’utilise et adapte en fonction des besoins de mes clients depuis près de 25 ans maintenant. Oui, j’ai oublié de vous dire qu’il n’existe pas d’outil marché pour gérer ce process, il faut donc faire preuve de créativité et de bon sens pour s’équiper de manière autonome sur ce sujet. Cet outil s’appelle un « Capacity Planning » ou « Plan de charge ».
WaaS Consulting
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