J’ai eu la chance, il y a quelques semaines, de participer à un évènement où la perception et l’exploitation du temps a été déclinée par de multiples professionnels intervenants dans des secteurs totalement différents. C’était absolument passionnant de voir les différences et les similitudes dans la gestion du temps par ces différents experts. Dans notre domaine qu’est le WFM, le temps est aussi une unité de mesure de référence.
La décomposition des temps est primordiale dans le dimensionnement des effectifs afin de provisionner précisément les capacitaires long terme. Dans le cadre de cet exercice, il est important de faire le distinguo entre les différentes catégories de temps : payés, planifiés, réalisés et productifs.
Les temps productifs incluent l’ensemble des heures qui sont destinées à la réalisation de la production nette.
Les temps réalisés contiennent toutes les heures de présence dont le temps productif. Ils incluent en plus toutes les activités dites « hors production » comme les temps de formation, les temps de trajets, les temps de pauses, les temps de réunion, les temps d’entretien, les temps de dysfonctionnements techniques mais aussi les temps « morts » (idle time). Ces derniers sont les plus délicats à estimer car ils peuvent avoir deux origines : la sous-utilisation des ressources (over staff) ou la disponibilité nécessaire à l’exigence des niveaux de service souhaités.
Les temps planifiés intègrent les temps réalisés auxquels il faut ajouter l’absentéisme imprévu uniquement. En effet les absences de longues durées connues sont généralement expurgées de ce volume d’heures. Là aussi, l’estimation est complexe même si on a la possibilité de s’appuyer sur des historiques et une certaine saisonnalité, il arrive parfois des phénomènes difficilement prévisibles (météo, grèves, épidémies…).
Les temps payés sont le reflet de la base contractuelle des effectifs, on y somme les temps planifiés aux absences autorisées payées (congés, RTT, absentéisme payé…).
L’erreur la plus fréquemment commise est de surestimer le temps réellement productif d’une ressource et donc de se retrouver en sous capacité pour gérer la charge de travail d’un service.
Pour mieux comprendre l’impact, voici un rapide exemple de décomposition de temps en partant d’un contrat classique temps plein :
- Temps payé : 37,5 heures
- Temps planifié : 32 heures (sur une base annuelle en jours de 25 CP et de 10 RTT)
- Temps réalisé : 30 heures (sur un taux d’absentéisme linéaire d’un peu plus de 6%)
- Temps productif : 24 heures (sur une base standard d’heures improductives)
Soit au bilan, un taux d’heures productives sur heures payés de l’ordre de 64% !
Il est donc fortement recommandé de monitorer et d’analyser l’ensemble de ces temps pour dimensionner de manière précise vos besoins en ressources.
« Ceux qui font mauvais usage de leur temps sont les premiers à se plaindre de sa brièveté. » Jean de La Bruyère
WaaS Consulting
www.waas-consulting.com
contact@waas-consulting.com
Commentaires récents