La planification par préférences horaires

L’adéquation entre flux d’activités et ressources s’articule habituellement autour de 5 piliers fondamentaux définissant une chaîne vertueuse de valeur. Tout d’abord il est nécessaire de bien maîtriser ses charges d’activité. Il faut établir avec précision la liste exhaustive de toutes les activités gérées par les équipes opérationnelles, qu’elles soient synchrones ou asynchrones. On analyse la présentation de ces flux pour en comprendre les périodes hautes et basses d’activité. Finalement, on met sous forme d’équation mathématique l’ensemble de ces flux. C’est ce que l’on appelle la modélisation. Dans un second temps, on projette ces flux à plus ou moins long terme en fonction des besoins d’anticipation requis. Il est bien sûr important de s’inspirer dans cet exercice des tendances des dernières années et des dernières semaines mais il est tout aussi important d’y introduire tous les événements prévisionnels connus (endo et exogènes) afin d’affiner la qualité du résultat de cette étape de prévision. A présent que l’on dispose d’une bonne vision prévisionnelle des flux d’activité, il faut déterminer le dimensionnement requis en terme de ressources pour absorber cette charge de travail. Dans cette phase il est primordial de recenser l’ensemble des indicateurs structurants des activités mais également de bien connaître la décomposition des temps de travail. L’erreur la plus fréquente à cette étape est de considérer que les ressources sont productives 100% de leur temps de présence. A partir de ce dimensionnement macro et de la modélisation de présentation des flux d’activité, il est ensuite possible d’établir les modèles horaires et l’assignation des collaborateurs avec les compétences appropriées. Cette étape de planification est certainement la plus sensible car à partir de celle-ci le facteur humain entre en ligne de compte et vous devez absolument en tenir compte dans votre processus. Un bon planificateur doit d’ailleurs être capable de challenger perpétuellement son modèle pour rééquilibrer optimisation organisationnelle et bien-être au travail. Les 4 premiers piliers sont des processus d’anticipation et le dernier concerne la capacité d’ajuster le dispositif opérationnel avec la réalité des flux d’activité en temps réel : le pilotage ou monitoring d’activité. On y adjoint aussi bien souvent une phase d’analyse post mortem qui permet de comparer les hypothèses utilisées dans les phases amont avec les indicateurs réels et ceci dans un souci de questionnement et de réajustement des hypothèses à utiliser pour les prochaines séquences. Voilà la boucle vertueuse bouclée ! A vous de jouer. WaaS Consulting www.waas-consulting.com contact@waas-consulting.com