Longtemps administrée en cycles de rotation à des fins de traitement équitable de l’ensemble des collaborateurs vis-à-vis des contraintes de planification, les tendances actuelles prennent plutôt des orientations collaboratives dans lesquelles, chaque salarié a la possibilité de participer activement à la construction de ses horaires de travail. Une des méthodologies couramment utilisées s’effectue via l’émission de choix horaires.
Beaucoup d’entreprises, sous la pression sociale de leurs collaborateurs, souhaitent déployer ce type de dispositif mais peu s’y engagent concrètement de peur de perdre de la flexibilité et/ou de l’efficacité opérationnelle en termes de couverture de charge. En fait cette crainte n’est pas justifiée dans la majorité des activités et pour s’en rendre compte je me prête habituellement à un exercice assez simple pour convaincre les entreprises. Je compare les horaires de travail définis sur plusieurs semaines et j’analyse l’évolution des pourcentages de distribution par modèle horaires. J’établis souvent un coefficient de récurrence entre 90 et 95%, ce qui veut dire qu’en dehors du nom du collaborateur assigné à un horaire de travail, on reproduit le même modèle organisationnel entre 90 et 95% !
Une fois que l’on a réussi à établir cette structure organisationnelle (« pattern »), on peut proposer ces séquences prédéfinies aux collaborateurs afin qu’ils établissent leurs choix. Il reste ensuite à décrire précisément l’ordre de priorité entre les collaborateurs dans le cas où les choix ne sont pas équilibrés avec les propositions disponibles.
Les critères peuvent évoluer de manière hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle afin de laisser à chacun la chance de pouvoir choisir en priorité ses modèles horaires. On peut également les fixer plus durablement selon le même principe que celui de l’ordre des départs en vacances sur la période estivale par exemple.
Il faut également déployer un planning détaillé incluant toutes les étapes, de la mise à disposition des modèles horaires à la diffusion définitive en passant par la collecte des choix des collaborateurs.
Bien entendu, une telle organisation nécessite forcément l’utilisation d’un progiciel de planification des horaires avec un interface dédié pour les collaborateurs afin de fluidifier les échanges et le process d’assignation. En revanche, les bénéfices d’un tel dispositif sont rapidement visibles, le temps passés à produire les plannings est fortement diminué, la satisfaction collaborateur (et indirectement son présentéisme et son engagement) est grandement améliorée et votre efficacité opérationnelle n’est nullement amoindrie.
« 78% des entreprises proposent à leurs salariés de travailler de manière flexible. » (Studyrama oct. 2019)
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