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Le dimensionnement est l’étape du processus WFM qui permet de déterminer de manière macroscopique les effectifs prévisionnels à moyen et long terme. C’est une séquence fondamentalement stratégique car elle définit l’organisation requise à l’atteinte des objectifs et c’est de sa précision dont va dépendre toute l’efficacité opérationnelle pour les prochains mois. L’objectif étant de s’approcher le plus possible d’une situation d’équilibre entre charge d’activité et effectif disponible en évitant les situations de sous-effectif ou de sureffectif.

Premièrement, il faut pouvoir s’appuyer sur une prévision d’activité de qualité, se référer à notre précédent article dédié à ce sujet sensible. Cette prévision qui porte habituellement sur une déclinaison mensuelle voire hebdomadaire des charges à venir doit prendre en compte les évènements d’évolution de votre business (saisonnalité, activités marketing, modification de processus, changements technologiques…).

Ensuite, il faut bien connaître les temps de traitement des différentes charges que l’on doit projeter dans le temps et parfois y inclure des variations inhérentes aux plans d’actions en cours visant à optimiser ces mêmes temps, tout en restant réaliste dans les ambitions affichées.

A ce stade on est en mesure de déterminer un besoin net en termes d’effectif mais cette valeur sera d’une utilité limitée car elle n’est pas représentative de votre organisation. Il faut pouvoir y adjoindre une déclinaison fine des temps payés qui correspondront finalement à la disponibilité réelle de vos collaborateurs. On ajoute tous les temps relatifs à la montée en compétence des ressources : la formation, le coaching, les débriefings… ainsi que les temps d’échange : les réunions individuelles, collectives, les entretiens d’évaluation… N’oubliez pas aussi de décompter les temps de pause et d’autres temps que l’on qualifie d’improductif tels que les latences dues à certains processus internes ou à certains outils. Enfin, il faut prendre en compte l’absentéisme prévisionnel, certaines périodes (l’hiver notamment) sont particulièrement sujettes aux épidémies. L’ensemble de ces temps, appelés « shrinkage factors » peut parfois représenter jusqu’à 40% de temps (en fonction des secteurs d’activités) à ajouter à l’effectif net pour déterminer l’effectif brut requis.

Il est important également de prévoir dans le calcul final le temps disponible nécessaire à l’atteinte des objectifs, plus les objectifs sont ambitieux et plus le temps réservé sera important.

Afin d’assurer un pilotage proactif des besoins en ressources, on met habituellement l’ensemble de ces données dans un outils d’aide à la décision appelé Plan de Production (ou Capacity Planning) de manière à anticiper la couverture de charge et simuler l’effet escompté des différents plans d’action mais aussi pour établir les plans de congés de vos collaborateurs sur les périodes les plus critiques (fêtes de fin d’années, période estivale, ponts du mois de mai…).

Le PDP est un des outils d’aide à la décision les plus puissants de l’arsenal WFM mais son efficacité reste fortement corrélée à la finesse des informations qu’il contiendra.

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