On observe depuis quelques années l’émergence de nouveaux modes de gestion collaboratifs dans la planification des horaires des collaborateurs. L’ensemble de cette mouvance, que l’on retrouve sous la dénomination de Social Planning, a pour vocation d’améliorer profondément l’équilibre vie privée – vie professionnelle des collaborateurs.
L’arrivée massive des générations Y et Z sur le marché de l’emploi (50% de la population active à horizon 2020) a effectivement bousculé les habitudes organisationnelles des entreprises. En effet, ces nouvelles générations ont une relation toute particulière avec le temps et elles souhaitent plus que tout en avoir la maîtrise. L’enjeu est très important puisqu’il porte sur la fidélisation et l’engagement des collaborateurs. Les entreprises y sont particulièrement sensibles et se sont donc penchées sur des modalités de gestion des temps de travail de plus en innovantes, participatives et digitales pour préserver leur attractivité et leur marque employeur.
En revanche, ces nouvelles organisations ne doivent pas s’installer au détriment de la satisfaction des clients finaux (ou alors de manière modérée) et cela peut rapidement devenir un casse-tête pour les équipes WFM.
Les principales options participatives que l’on peut offrir aux collaborateurs sont diverses et variées et peuvent même être combinées en fonction de la maturité des organisations.
La planification par choix d’horaires (ou shift bidding) permet par exemple aux collaborateurs de choisir par ordre de préférence des horaires prédéfinis correspondant à la réelle distribution de charge d’activité.
La planification par préférences horaires offre plus de flexibilité à l’entreprise tout en permettant aux collaborateurs d’émettre des préférences, généralement sur les jours travaillés ou encore sur les heures de début ou de fin de journée.
Les échanges d’horaires (ou shift trade) permettent aussi de proposer des leviers de flexibilité additionnels aux collaborateurs qui peuvent échanger avec leurs collègues tout ou partie de leur planning tant que les contraintes légales (temps de repos minimum) et opérationnelles (iso compétence) sont respectées.
Les éditeurs de progiciels de planification ont fait d’énormes progrès sur ces fonctionnalités au cours des dernières années et proposent aujourd’hui des solutions efficaces, ergonomiques et full digital, assurant une expérience utilisateur très aboutie.
Une étape de reengineering de processus reste toutefois indispensable pour clairement définir les règles de gestions qui vont régir l’ensemble de ces principes organisationnels en portant une attention toute particulière à l’équité dans le traitement des demandes.
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